בתקופה הנוכחית עולם העבודה עובר שינויים מהותיים בדפוסי העבודה, בתפיסות ביחס למקום העבודה ובתרבות העבודה הארגונית. אחד השינויים המשמעותיים הוא המעבר למודל העבודה ההיברידי – שמשלב בין עבודה במשרד לעבודה בבית.
נראה שמה לא הצליח להתמשש במשך שנים של שיח תאורטי ונסיונות נקודתיים של ארגוניים, הפך למציאות "הודות" למגפה גלובלית אחת. ירימו יד המנהלים והעובדים – גברים ונשים, שעד לפני שנה היו מעלים בדעתם שהבית יהיה כל כך נוכח ביום יום שלהם - במובן הכי בסיסי, של נוכחות פיסית, חלוקת נטל וחוויית המשפחתיות. אבל – אני גולשת לשיח אחר. לענייננו – המעבר למודל ההיברידי ושינוי דפוסי תרבות העבודה מעלים את השאלה – כיצד תראה סביבת העבודה העתידית?
על מנת לבחון שאלה זו ערכתי סקר בקרב מועסקים, מנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש בארגונים בישראל. הסקר בוצע בשיתוף פעולה ביני – ד"ר גלית סיני קרמונה - סוציולוגית ומתודולוגית ארגונית לבין מיכל רוזן – מעצבת פנים ואסטרטגית של סביבת העבודה. איסוף הנתונים בסקר בוצע בשיתוף הפאנל האינטרנטי סקרנט. תובנות מהסקר פורסמו בגלובס וזכו להתעניינות רבה, ולא בכדי – ללא ספק מדובר באחד הנושאים המעניינים בעת הנוכחית. במאמר זה אני מסכמת את עיקרי הממצאים שעלו בסקר וכיצד לדעתנו צריכה להראות סביבת העבודה העתידית.
הנחות מוצא לגבי סביבת העבודה העתידית
בהתבסס על מחקרים גלובליים בנושא סביבת העבודה ועל הנסיון שלנו בעבודה עם ארגונים שונים בישראל, אנחנו טוענות שלסביבת העבודה האופטימלית שלושה קוים מנחים גנריים: עקרון ראשון: איזון בין פרטיות לשיתוף, על ידי שילוב חללים פרטיים וחללים משותפים בתכנון; עקרון שני: עיצוב כמה שיותר חדרים פרטיים, הגם שמאוד קטנים; עקרון שלישי: בסביבות העבודה העתידיות - ההיברידיות, רוב העבודה במשרדי הארגון תהיה עבודת צוות. את מירב העבודה הפרטנית, עובדים יוכלו לבצע בבית.
קווים מנחים אלה מגדירים את הקונספט הבסיסי של עיצוב סביבת העבודה. קונספט זה מתמשש בתצורות שונות בארגונים שונים – כפונקציה של התרבות הארגונית והתכונות הייחודיות לארגון. ומכאן הטענה הנוספת שלנו, שהבחירה באופן שבו הכי נכון לתכנן את סביבת העבודה בארגון ספציפי צריכה להתבסס על מחקר ארגוני בצורת סקר עמדות משולב בקרב העובדים, המנהלים והנהלת החברה, בשלבים שונים של התכנון והיישום האדריכלי. כדי לתכנן את סביבת העבודה האופטימלית במונחים של מחוברות עובדים ופרודוקטיביות ארגונית, נדרשת מדידה אמפירית מהימנה בתהליך העבודה של המעצב והאדריכל. העדפה מקצועית ואינטואיציה אינם מספיקים. החלטות עיצוביות שמשפיעות בסופו של דבר על חווית העבודה בארגון ומכאן על ההצלחה העסקית של הארגון, צריכות לקחת בחשבון את העמדות והעדפות של העובדים והמנהלים ואת התרבות הארגונית הספציפיים לארגון.
כשטענות אלה באמתחתנו, ניגשנו לבצע את סקר סביבת העבודה העתידית בישראל. הסקר בוצע בקרב 300 מועסקים ו 50 מנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש וממצאיו תומכים בטענה התאורטית שלנו בדבר עיצוב סביבת העבודה העתידית.
המודל ההיברידי – מגמה חולפת או שינוי קבוע בדפוסי העבודה?
בתקופה הנוכחית אנו עדים לשינויים מהותיים בעולם העבודה הארגוני. שינויים אלה חוצים ארגונים, תחומים, תרבויות ומדינות. אחד השינויים הבולטים הוא המעבר למודל העבודה ההיברידית.
גם בסקר שערכנו בהקשר לסביבת העבודה בישראל, מצאנו שכמעט מחצית מהעובדים (47%) עובדים בארגונים שעברו למודל ההיברידי וכ 20% נוספים ציינו שרוב העובדים בארגון שלהם עובדים רק מהבית. כ35% בלבד ציינו שרוב העובדים בארגון שלהם עובדים רק מהמשרד.
אז נכון שאין לנו באמת אפשרות לחזות את מה שעתיד לקרות, אבל אפשרות סבירה היא, שהשינוי שנוצר בדפוסי העבודה עקב אילוצים "חיצוניים", עובר תהליכי מיסוד ובסופו של דבר יהפוך לחלק "טבעי" מתרבות העבודה בארגונים רבים.
ואכן, כשבחנו בסקר מהי צורת העבודה העתידית המועדפת, מצאנו שרוב העובדים והמנהלים (61%) חושבים שצורת העבודה העתידית "הנכונה ביותר" היא שילוב של עבודה מהבית ועבודה מסביבה משרדית (בין אם מדובר על משרדי הארגון או על מתחמי עבודה המשותפים למספר ארגונים).
כדי לבחון האם המעבר למודל ההיברידי טומן בחובו הזדמנות להשפיע על עיצוב סביבת העבודה במשרדים, בחנו האם עובדים חושבים שיצליחו לבצע הפרדה בין עבודה אישית – בבית, לבין עבודת צוות – במשרד. מצאנו שהרוב (63%) חושבים שיוכלו לעשות את ההפרדה הזאת. 27% נוספים חושבים שאולי יוכלו לבצע את ההפרדה הזאת.
המשמעות היא, שביצוע (חלק או רוב) העבודה הפרטנית של העובד בבית, תאפשר לארגונים לעצב משרדים עם חדרים פרטיים קטנים - כאלה שיאפשרו לעובד למצוא את "השקט" אך לא גוזלים שטח משרדי רב מדי, ולצדם לבנות שטחי עבודה שיתופיים.
בכך ארגונים יהנו מסביבת עבודה אופטימלית, שנותנת מענה לצרכים הפסיכולוגיים של העובד - של פרטיות והפחתת גירויים מהסביבה, לצד עבודת צוות יעילה.
קוים מנחים לסביבת העבודה האופטימלית
על פי הסקר שערכנו, סביבת העבודה הארגונית השכיחה ביותר בישראל הנה: שילוב של חדרים פרטיים עם אזורים משותפים. אבל האם זהו גם העיצוב הנכון ביותר? בהתבסס על מחקרים גלובליים וממצאי הסקר שערכנו בהקשר הישראלי, אנחנו טוענות - שסביבת העבודה האופטימלית ביותר - במונחים של מחוברות עובדים לארגון, שביעות רצון ואושר של עובדים, והשגת יעדים ארגוניים, חייבת להתבסס על איזון בין הפרטי לשיתופי.
הממצא הראשון שעולה מהסקר ושתומך בטענה שלנו, הנו: שסביבת העבודה המועדפת ביותר על רוב העובדים היא כזו הכוללת: חדרים פרטיים (עובד אחד בחדר) או חדרים המשותפים לעד 3 עובדים, או שילוב של חדרים פרטיים עם אזורים משותפים (75% מהעובדים והמנהלים בסקר מעדיפים סביבות עבודה אלה על פני סביבות העבודה המשותפות).
ממצא נוסף בסקר תומך בטענה שלנו, בדבר ההכרח בעיצוב סביבת עבודה המאזנת בין הפרטי לשיתופי. מהסקר עולה, שרוב העובדים (והמנהלים) חושבים שפרודוקטיביות ומחוברות לתפקיד מתממשים יותר בחדר פרטי במשרד; וכי להשגת היעדים הארגוניים הקשורים לעבודת צוות, יצירתיות, מחוברות, תקשורת ויחסים בינאישיים ומקצועיים, נדרשת סביבה משותפת. כלומר – לא מספיקה אחת משתי האופציות – או פרטי או שיתופי. להשגת מירב היעדים הארגוניים יש צורך בשניהם.
ארגונים שמבקשים לממש את כל היעדים – ברמת העובד האינדיבידואל וברמת הארגון כקבוצה של עובדים, חייבים להשכיל ולעצב סביבת עבודה שמאפשרת פרטיות לצד שיתופיות.
איך לתכנן נכון פינת עבודה פרטית
עיצוב סביבת עבודה הכוללת חדרים פרטיים, כרוך במציאת האיזון בין מספר החדרים הפרטיים (כפונקציה של מספר העובדים) לבין גודל החדר (כפונקציה של שטח המשרד).
בסקר, ביקשנו לבחון את ההעדפה לאחת משתי חלופות: יותר חדרים פרטיים – אבל קטנים או חדרים יותר מרווחים – אבל לא לכל העובדים. מהסקר לא עולה העדפה חד משמעית לאחת משתי חלופות אלה. מצאנו שמחצית מהמנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש חושבים שיותר חשוב שיהיו כמה שיותר חדרים פרטיים (לכמה שיותר עובדים), גם אם המשמעות היא חדרים קטנים מאוד. ומחצית מהמנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש חושבים שיותר חשוב שהחדרים הפרטיים יהיו כמה שיותר גדולים ומרווחים, גם כשהמשמעות היא שלא לכל העובדים יהיה חדר פרטי.
על מנת להבין מה נחשב לחדר פרטי "ראוי", הצגנו בסקר 3 גדלים אפשריים של חדר פרטי. מצאנו, שרוב המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש (74%) חושבים שחדר בגודל 5 מ"ר הוא גדול מספיק או לכל הפחות קטן אבל לא מדי. רוב המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש (68%) חושבים שחדר בגודל 2.4 מ"ר (חדר מינימלי) הוא קטן מדי.
כדי לבחון פרטיקות עיצוב יעילות בחדרים פרטיים קטנים, בחנו האם עיצוב משרדים "שקופים" (עם אופציה להצללה) אכן מהווים פרטיקה יעילה בחדרים מאוד קטנים, במובן של יצירת תחושה של חדר יותר מרווח.
מצאו, שרוב המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש (כ 60%) חושבים שחדר שקוף אכן יוצר תחושה יותר מרווחת ופתוחה ומשפר את חוויית העבודה – גם בחדר פרטי קטן. כשליש לא יודעים להעריך את ההשפעה של הקירות השקופים על חוויית העבודה בחדרים קטנים. כ 15% חושבים שקירות שקופים אינם מצליחים לנטרל את אי הנוחות שבחדר מאוד קטן.
שיטת העמדה החמה ועבודה מהבית – סביבות עבודה פחות יעילות
מהסקר שערכנו עולה, שסביבות העבודה הכי פחות יעילות להשגת יעדים ארגוניים הן: שיטת העמדה החמה; ועבודה מהבית. ויש בכך הגיון תאורטי. עבודה מהבית, שנובעת מהאילוצים החיצוניים בתקופה הנוכחית כרוכה בעייפות מהמצב, חוסר איזון מוחלט בין הספרה המקצועית לחיים האישיים וריחוק חברתי – שנותן את אותותיו.
שיטת העמדה החמה, כאשר היא עומדת בפני עצמה ולא כחלק נוסף – אופציונאלי, של סביבת העבודה – מפספסת את המטרה שלה. מתוך כוונה להבנות שיתופיות, יצירתיות, תקשורת ויחסים בינאישיים, יש ארגונים שבוחרים בעמדה החמה כשיטת העבודה העיקרית. הדבר נכון במיוחד בארגונים המאופיינים בעובדים מדור ה Y ודור ה Z. אבל – בעוד שצורת עבודה זו, יוצרת תנאים נכונים ליעדים השיתופיים, היא מתעלמת לחלוטין מהצורך הבסיסי של עובדים בפרטיות, ולמעשה פוגעת בחווית העובד ובתחושת שביעות הרצון של העובדים.
חשיבות מדידה אמפירית בתכנון סביבת העבודה
תכנון נכון של סביבת העבודה מחייב מדידה אמפירית בתהליך התכנון האדריכלי. במרכזה של המדידה נמצאת שאלת הקשר בין עיצוב סביבת העבודה לפרמטרים של תרבות ארגונית, חוויית עובד ומחוברות עובדים.
המעבר לחללי עבודה משותפים תוך זניחת הפרטיות, מהווה דוגמא למצב שבו האינטואיציה יכולה "להוליך שולל" וממחיש את החשיבות של ביסוס החלטות ארגוניות על מדידה אמפירית מהימנה. בהקשר זה, מחקרים הראו, שארגונים אשר שמו לנגד עיניהם רק את היעדים "השיתופיים" וזנחו את הצורך של העובדים בפרטיות, למעשה גרמו לעובדים לבנות סביבם "מחיצות וירטואליות" שמאפשרות להם להתנתק מהסביבה – מהרעש, מההפרעות ומעודף הגירויים שמאפיינים סביבות עבודה משותפות. כלומר, מתוך כוונה להבנות שיתופיות מרבית, ארגונים אלה דווקא יצרו בפועל ריחוק חברתי ומקצועי של העובדים – שביקשו למצוא לעצמם מקום שקט ופרטי.
וכמו כל תופעה חברתית, אין "אמת אבסולוטית" שנכונה לכלל הארגונים, תרבויות וזמנים. בכל ארגון– יש להעמיד את שאלת המחקר למבחן ולאפיין מה נכון לארגון בנקודת הזמן הנתונה. טענה זו נכונה במיוחד בתקופה הנוכחית - שמשנה מהותית את דפוסי העבודה ואת התפיסות ביחס לסביבת העבודה.
לסיכום
אחד ההיבטים המרכזיים של חוויית העובד היא סביבת העבודה. סביבת עבודה "נכונה" משפיעה באופן חיובי על שביעות רצון העובדים ועל רמת האפקטיביות הארגונית. ההכרה בכך מחלחלת גם לתהליך התכנון האדריכלי, שבוחן היבטים של חווית עובד ושביעות רצון עובדים כחלק מעבודת התכנון והעיצוב.
המודל ההיברידי, שיהפוך כנראה לאופציה המועדפת על ידי ארגונים ברחבי העולם, הופך את סביבת העבודה למורכבת ביותר שידענו אי פעם. השינויים בדפוסי העבודה והבניית "הנורמלי החדש", מחייבים לדעתנו שילוב של מדידה אמפירית בבניית פרוגרמה תכנונית ואפיון דרישות הארגון מסביבת העבודה.
נקודת המפתח לתכנון סביבת העבודה העתידית היא הצורך במציאת האיזון הנכון לארגון ולתרבות הארגונית בין הפרטי והשיתופי והבניית קבלת החלטות המבוססת על מדידה אמפירית. אלה מהווים את הבסיס הנכון והמהימן לעיצוב סביבת עבודה "נכונה" – בחווייה של העובדים ובתועלות הארגוניות שהן פועל יוצא מעובדים מרוצים, מחוברים ומאושרים.