בניית שאלון הסקר הוא שלב מהותי בתכנון וביצוע סקרים ארגוניים, ובכלל. תהליך בניית השאלון כולל מספר שלבים מתודולוגיים: הגדרה תאורטית של משתני המחקר ועולמות התוכן; הגדרה אופרציונלית של משתני המחקר; והגדרת מבנה השאלון.
ניסוח שאלון בסקר דורש ידע מתודולוגי, יכולת לבחון ביקורתית את השאלון אל מול משתני המחקר ושאלת המחקר והבנה תאורטית של התחום אותו מבקשים למדוד.
אי דיוק באלמנטים השונים של ניסוח השאלון פוגע במידת התקפות והמהימנות של הסקר, כלומר במידה שבה הוא אכן מודד את מה שהוא אמור למדוד ובדיוק המדידה. סקר המבוסס על שאלון לא נכון הוא סקר שמוטב היה שלא לבצע אותו מלכתחילה. מטרת הסקר הנה לשקף תמונת מציאות מהימנה ככל שניתן. סקר שמבוסס על שאלון שאינו מודד את מה שהוא אמור למדוד או שמודד באופן מוטה את עמדות המרואיינים מציג בסופו של דבר אומדנים מוטים ומצג שווא של המציאות הנחקרת.
למבקשים לנסח שאלון סקר, הנה כמה קוים מנחים בסיסיים.
לפני שמתחילים לנסח את השאלות, יש להגדיר באופן ברור ומדויק את מטרת הסקר, שאלת המחקר ומשתני המחקר. שאלת המחקר נובעת מהצורך עליו הסקר בא לענות. שאלת המחקר מאפשרת לשים את הפוקוס על מה שהארגון מעוניין לבחון והיא הבסיס לשלב הגדרת משתני המחקר שיבחנו בסקר.
יש להשתמש בשאלונים תפורים אישית לארגון. פחות מומלץ להשתמש בשאלונים גנריים. לכל סקר, לכל ארגון ולכל נקודת זמן בה מבוצע הסקר – יש מאפיינים ייחודיים הבאים לידי ביטוי במשתני המחקר, אופן ניסוח הפריטים ומבנה השאלון.
השאלון צריך להיות קצר יחסית, לא מעבר ל-10 דקות זמן מענה וידידותי למרואיין. שאלונים ארוכים ומסורבלים ושאלונים הנעדרים לוגיקה פנימית, יגרמו לנטישת השאלון באמצע ולתחושת תסכול של המרואיינים.
רוב המדידה בסקרים הארגוניים צריכה להתבסס על שאלות סגורות. שאלות סגורות הן יותר ידידותיות למרואיין (יש פחות נטל על המרואיינים), שעור ההיענות בהן גבוה יותר מאשר בשאלות פתוחות וקל יותר לנתח אותן סטטיסטית ולפרש תאורטית – מכיוון שהחוקר יודע מראש מה המשמעות התאורטית של קטגוריות התשובה, והן מאפשרות ניתוח מגמות במדדים הנחקרים לאורך זמן. בשאלות פתוחות המרואיין עונה כפי שהוא רואה לנכון. אין לו אפשרויות נתונות מתוכן הוא אמור לבחור את התשובה או התשובות המתאימות. בסיום הסקר הארגוני חשוב לשלב מספר שאלות פתוחות המאפשרת למרואיינים לבטא את עמדתם ביחס לנושא הנחקר ולקבל תובנות איכותניות במסגרת הסקר הכמותי.
חשוב להתאים את השאלון לשפה הנהוגה בארגון. שימוש במינוחים ואופן פניה לעובדים שאינו הולם את השיח הנהוג בארגון, מרגיש מלאכותי ומשדר חוסר כנות.
יש לנסח את השאלות בשאלון באופן ברור ומאוזן, להימנע מניסוח מעורפל, מניסוח שכולל כמה שאלות ומניסוח על דרך השלילה.
עיצוב השאלון צריך להיות ידידותי למרואיין, מבחינת נוסח השאלות, מבנה השאלון והעיצוב הגרפי של השאלון. מומלץ שלא להעמיס על השאלון אלמנטים גרפיים וגימיקים עיצוביים. כל אלה מסיטים את תשומת לב המרואיינים מהעיקר (השאלות) ומהווים רעש מתודולוגי.
בסקרים גלובליים שבהם הסקר מתורגם למספר שפות, יש לוודא שהשאלון המתורגם זהה לשאלון בשפת המקור. ניסוח לא זהה יגרום להבנה שונה של השאלה על ידי המרואיינים והדבר יוביל לטעויות מדידה..
