סוגיית האנונימיות היא סוגיה חשובה בסקרים הארגוניים, וזאת נוכח מערכת היחסים הייחודית בין העובדים והארגון. הדיון בסוגיית האנונימיות בסקרים הארגוניים עוסק בחשיבות שמירת האנונימיות, הקונפליקט הגלום בה ופרקטיקות יעילות לשמירה על אנונימיות המרואיינים, בשלבים השונים של תכנון ויישום הסקר בארגון.
חשיבות האנונימיות
סקרי עובדים צריכים להתבצע באופן אנונימי, וזאת כדי למנוע מצב שמישהו בארגון ידע מה חושב כל אחד מהעובדים, כפרט, ביחס למקום העבודה, התפקיד, המנהל הישיר, הצוות והנהלת הארגון. יש להבטיח לעובדים שהנהלת החברה לא תדע מי השיב איך, ולעמוד מאחורי הבטחה זו. תחושת האנונימיות היא קריטית לנכונות להשתתף בסקר ולעשות זאת באופן כנה, במיוחד בארגונים בהם רמת האמון של העובדים בחברה היא נמוכה. בשלב תקשור הסקר יש להדגיש את נושא האנונימיות ולהפיג את חששות העובדים בנושא זה.
הקונפליקט הגלום באנונימיות
נושא האנונימיות בסקרים הארגוניים מגלם בתוכו קונפליקט, בין שמירה על אנונימיות העובדים לבין האפשרות לגבש תובנות ברמת המנהל האינדיבידואל וברמת צוותים קטנים בארגון.
מנקודת המבט של העובד, שמירה על האנונימיות מגבירה את הנכונות להשתתף בסקר ומאפשרת לעובדים לבטא את עמדותיהם האמיתיות, במיוחד בפריטים הרגישים בשאלון (עמדות ביחס למנהל הישיר והנהלת הארגון); כמו כן - גם עובדים ביישנים ומופנמים ירגישו חופשיים יותר להשיב על הסקר ובכך הארגון יכול לקבל תמונת מצב מהימנה יותר. תחושת האנונימיות חשובה במיוחד בארגונים בהם רמת האמון של העובדים בחברה היא נמוכה.
לעומת זאת, מנקודת המבט של הארגון, כאשר הסקר אנונימי לא ניתן לטפל בבעיות נקודתיות ואינדיבידואליות, לא ניתן לזהות בעיות ניהול ספציפיות ולא ניתן לאתר עובדים שחווית העובד שלהם היא שלילית.
ברוב הסקרים, הכף נוטה לטובת שמירת האנונימיות. העובדים מרגישים יותר בנוח לשתף את הארגון במה הם חושבים עליו, שעורי ההענות גבוהים יותר והתשובות מהימנות יותר.
פרקטיקות מתודולוגיות לשמירה על אנונימיות
בסקרים הארגוניים, גם כאשר הסקר מבוצע בצורה אנונימית יכולים להיות מצבים בהם ניתן לזהות עובדים מסוימים בקובץ הנתונים. הפגיעה האפשרית באנונימיות נובעת מהמאפיינים הארגוניים בשאלון. כדי לנתח את עמדות העובדים במחלקות השונות, להשוות בין מנהלים ולא מנהלים, ובין עובדים חדשים וותיקים יש לנסח שאלות של מיקום בארגון. המאפיינים הארגוניים השכיחים בסקרים הארגוניים: מחלקה, צוות, ותק בארגון, דרגת ניהול ואזור גאוגרפי (בחברות גלובליות). ככל שהשאלון כולל יותר מאפיינים ארגוניים, כך עשויה להיפגע האנונימיות של מרואיינים מסוימים. אם למשל, במחלקת הכספים יש רק עובד אחד שהוא מנהל באתר החברה בארה"ב ואותו עובד סימן את השיוך הארגוני שלו בשלושת הפרמטרים (מחלקה, סטאטוס ניהולי ואזור), אזי ניתן לדעת כיצד אותו עובד השיב לשאלון.
שמירה על אנונימיות המרואיינים, מתבצעת באמצעות כמה פרקטיקות המיושמות בשלב תכנון המחקר, במהלך איסוף הנתונים ובשלב ניתוח הנתונים בסקר.
לאורך ביצוע הסקר יש להדגיש בפני העובדים את השמירה על האנונימיות, ולהפיג את חששות העובדים בנושא זה. חשוב לזכור כי בניגוד לתהליכי הערכת עובדים ומנהלים, הסקר מבוצע על מנת לאפיין נקודות חוזק ותורפה אגרגטיביות בארגון ולא על מנת להעניק ציונים אינדיבידואליים. לכן גם במהות אין זה משנה להנהלת הארגון כיצד השיב כל עובד. הנהלה שמבינה מהות זו תצליח את המסר ואת ההבטחה לאנונימיות לעובדים.
יש לאסוף את הנתונים באמצעות שאלונים למילוי עצמי – אינטרנט או נייר עפרון, זאת לעומת מתודות מבוססות מראיין המאופיינות באופן אינהרנטי בזיהוי של המרואיין.
בשאלונים מבוססי אינטרנט יש להשתמש במערכות סקרים חיצוניות, במקום במערכות פנימיות המתממשקות עם הנתונים האישיים של העובדים ויש למחשב את השאלון ללא אופציה של שם משתמש וססמה שיוצרים זיהוי יוניקי של המרואיין.
יש להימנע מהגדרה ומניתוח של קבוצות ארגוניות קטנות מדי (קבוצות שכוללות פחות מ-5 עובדים).
במערכי מחקר מסויימים יש לאפשר לעובדים לדלג על שאלות שלדעתם יכולות לפגוע באנונימיות שלהם ולפעמים לוותר על ניתוח סטטיסטי ברזולוציה שיכולה לפגוע באנונימיות.