תדירות סקרים ארגוניים: איך לקבוע מתי למדוד כדי לשמור על מהימנות הנתונים

תדירות ביצוע סקרים ארגוניים אינה החלטה טכנית בלבד, אלא מרכיב מרכזי בתכנון תהליך המדידה. ההחלטה מתי למדוד תלויה בסוג הסקר, במטרות הארגוניות ובקצב השינויים בארגון - בין מדובר על סקרי עומק תקופתיים ובין אם על סקרי דופק המבוצעים בתדירות גבוהה. תכנון נכון של תדירות הסקרים מאפשר לאזן בין הצורך במידע שוטף לבין עומס על העובדים, ולבסס מדידה מהימנה שניתן לפעול על פיה באופן שמיטיב עם הארגון.

מתודה מתמחה במדידה ארגונית ובסקרי מחוברות עובדים, ומשלבת בין מתודולוגיה מדויקת להבנה של הדינמיקה הארגונית.

רגע לפני ששנת הפעילות מסתיימת, ארגונים שמים להם כיעד לסכם את חווית העובדים והלקוחות. הרבה פעמים סוף השנה היא בדיוק נקודת הזמן הנכונה לבחינה עצמית והגדרת יעדים לשנה הבאה. עם זאת, בהחלטה באשר למועד ביצוע הסקרים הארגוניים, יש להביא בחשבון מספר שיקולים מתודולוגיים וארגוניים.

מאפיינים מתודולוגיים

סקרים מורכבים וסקרים המהווים בסיס לבניית תוכניות עבודה ארוכות טווח, כדאי לבצע אחת לשנה, או אפילו אחת לשנתיים. סקרים קצרים יותר וסקרים הבוחנים הבט אחד בלבד של חווית העובד וחווית הלקוח ומשמשים לניטור מגמות לאורך זמן מבוצעים בתדירות גבוהה יחסית ובאופן קבוע (אחת לחודש / אחת לרבעון).

תרבות ארגונית

יש ארגונים שמעניקים חשיבות רבה למדדים הכמותיים ומעדיפים לבצע את הסקרים בתדירות גבוהה. לעומתם יש ארגונים שמעדיפים לבצע מהלך של סקר ארגוני בתדירות נמוכה יותר.

נסיבות ארגוניות

פחות נכון לבצע סקר, בתקופות בהן רוב העובדים בחופשה (חגים, חופשת קיץ), כאשר העובדים טרודים מדי בפרוייקטים גדולים ובסמוך לאירועים ארגוניים שעשויים להטות את עמדות העובדים בסקר – לכיוון חיובי או שלילי.

יישום ממצאי הסקר

היקף ועומק השינויים הארגוניים שמבוצעים בין גלי הסקר השונים, משפיעים על תדירות ביצוע סקרי אורך בארגון. ישנם פרמטרים שהשינוי בהם ניתן למדידה מיידית; לעומת זאת ישנם היבטים ארגוניים שכדי לשנות אותם נדרשים תהליכים עמוקים הכרוכים בשינוי הלכי מחשבה, ערכים ותרבות ארגונית, ולכן כדאי להמתין עם מדידת האפקטיביות שלהם.

תקציב

ביצוע סקר דורש הקצאת משאבים ויש להתאים את תוכנית הסקרים בארגון למסגרת התקציבית הקיימת.

מספר הסקרים הארגוניים

יש ארגונים שמבצעים יותר מסקר עמדות אחד בקרב העובדים והלקוחות. כאשר ארגון מבצע בשנה מסויימת סקר מחוברות, סקר ממשקים, סקר אקלים ניהולי וסקר בנושא למידה ארגונית, לא נכון יהיה לבצע יותר מגל אחד של כל סקר באותה שנה. ריבוי סקרים גורם לאפקט ה-Over Surveyed, שמתבטא ברמת השתתפות נמוכה יותר בסקרים. חשוב לשמור על איזון בין הרצון של הארגון לקבל מידע ולמדוד אפקטיביות של תהליכים ארגוניים, שימוש מרובה מדי בסקרים.